Hoe verloopt de ingebruikname van een facturatieprogramma ?

Als u beslist om een facturatieprogramma te gaan gebruiken, is dit een grote verandering in de manier waarop u uw administratie doet. In het begin zijn er daarom nogal wat vragen en ook een aantal parameters die moeten ingesteld worden. Eens u dit drempeltje over bent, staat de trein op de rails en wordt de tijdswinst pas volledig duidelijk.

U kiest best vooraf een vastgestelde datum om over te schakelen, bijvoorbeeld een nieuwe boekhoudperiode (vb. 1 januari of 1 juli) of bij het begin van een nieuw trimester. De bestaande factuurnummering kan u gewoon laten doorlopen.

De meeste facturatieprogramma's beginnen elk nieuw jaartal terug met factuurnummer 1. Dit is de meest moderne manier van nummering, die ook door boekhouders en controle-instanties wordt aanbevolen. De factuurnummers blijven dan automatisch ophogen tot en met 31 december.

Bij elke nieuwe ingebruikname wordt de lay-out van de verkoopfacturen op maat ingesteld zoals de firmanaam, adres, contactgegevens, ondernemingsnummer, logo, lettertype, verkoopsvoorwaarden en het bankrekeningnummer. Daarnaast zijn er een aantal parameters die desgewenst een andere standaardwaarde kunnen meekrijgen. Dit is bijvoorbeeld het standaard BTW-percentage, de vervaldatum van de facturen en de vermeldingen die op elke factuur moeten komen. Tenslotte zijn er nog een aantal begeleidende tekstjes voor de communicatie met klanten. Deze zijn standaard ingesteld in myKMO maar kunnen aangepast worden. Deze tekstjes omvatten het emailtje met de verkoopfactuur in bijlage, drie tekstjes voor betalingsherinneringen (herinnering 1, 2 en 3), het mailtje met een offertes in bijlage en de omkaderende teksten voor offertes.

Als u met een facturatieprogramma begint, gaat u aan de slag met nieuwe software waarvoor eventjes tijd nodig is om dit gewend te worden. Ik heb 20 jaar ervaring hiermee en kan u de allerbeste ondersteuning en service bieden. Ook 's avonds en tijdens het weekend ben ik bereikbaar via GSM, om de ingebruikname zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Bij elke nieuwe ingebruikname is er bij aanvang heel wat communicatie. Eens het programma gekend is, valt dit stil omdat alles helder is. Daarna merk ik vaak dat klanten steeds enthousiaster worden naargelang de maanden verlopen. Pas dan komt de kracht van myKMO volledig in beeld.