De 7 meest gemaakte fouten bij het factureren

De meeste ondernemingen maken en versturen facturen. Het is belangrijk dat hierbij zo weinig mogelijk vergissingen gebeuren. Het opsporen en verbeteren van fouten in de facturering kost een bedrijf immers handenvol tijd en geld. Bovendien blijkt dat heel wat vergissingen onopgemerkt blijven, met alle gevolgen van dien. Hieronder vindt u de 7 fouten die in mijn praktijkervaring het vaakst voorkomen.

1. Verkeerd facturatieadres
 
Dit kan gaan om een verkeerde of slordige schrijfwijze, locatie, ondernemingsnummer, afdeling, persoon, vestiging ... In het beste geval brengt de klant u op de hoogte, zodat u de factuur nog kan verbeteren. In het slechtste geval heeft de klant uw factuur simpelweg niet ontvangen, of wordt ze weggesmeten. Daarnaast kan een verkeerd facturatieadres nare gevolgen hebben bij belastingcontrole.

In een facturatieprogramma worden deze vergissingen zo veel mogelijk voorkomen. Als u in myKMO factureert aan een ondernemingsnummer, dan hoeft u het adres zelfs niet te kennen. Dit wordt automatisch opgezocht via de Kruispuntdatabank. Zo bent u zeker dat u steeds factureert aan het officiële wettelijke adres. Als u factureert aan een particulier, dan moet u het adres wel handmatig invoeren.
 

2. Onduidelijke beschrijvingen
 
Alle geleverde goederen of diensten dienen duidelijk vermeld te worden. Zo kan de klant zijn betalingen, onkosten en eventueel de voorraad in kaart brengen. Bovendien hebt u zelf ook een beter beeld, en vermijdt u discussies achteraf.
- De omschrijving moet nauwkeurig en ondubbelzinnig zijn
- Het aantal
- De eenheidsprijs
- Het BTW-percentage per factuurlijn
- Subtotaal per factuurlijn inclusief en exclusief BTW
 

3. Een verkeerd BTW-percentage toepassen
 
BTW-percentages verschillen van sector tot sector, en elke factuur moet wettelijk voldoen aan het juiste BTW-tarief. Bij sommige BTW-regelingen moeten er bovendien nog bijkomende vermeldingen op de factuur bijgeplaatst worden. Elke onderneming dient daarom goed op de hoogte te zijn wanneer welk percentage moet worden toegepast.

In een facturatieprogramma worden deze zaken zo veel mogelijk geautomatiseerd. Zo kan u meestal per klant aanduiden aan welk BTW-percentage er dient gefactureerd te worden. Vaak kan u ook per artikel het bijbehorende BTW-percentage ingeven.

Wanneer er verschillende BTW-tarieven door elkaar gebruikt worden, vermeldt een facturatieprogramma meestal de subtotalen onderaan in een apart kadertje.
 

4. Lay-out
 
De lay-out van facturen wordt soms onderschat. Dit heeft wel degelijk belang inzake marketing, herkenning, imago en branding. Een factuur dient daarom overeen te stemmen met de huisstijl (vb. logo, kleuren, lettertype) en moet een duidelijk coherent geheel zijn.

In een facturatieprogramma zoals myKMO wordt deze lay-out precies ingesteld zoals u het wil hebben. Deze service is kosteloos en inbegrepen bij elk abonnement.
 

5. Geen vervaldatum op de factuur
 
De meeste facturen moeten niet onmiddellijk betaald worden. In België is een betaaltermijn van 2 weken of een maand het meest gebruikelijk. Op die manier is er wat administratieve ruimte en heeft de klant ook de mogelijkheid om nog eventuele opmerkingen door te geven.

In de meeste facturatieprogramma's wordt de vervaldatum automatisch berekend aan de hand van de factuurdatum, en standaard bijgeplaatst op de factuur.
 

6. Rekenfouten
 
Deze fouten komen vaak voor bij handmatige facturatie in Word of Excel, zelfs bij de meest nauwkeurige personen. Zo kunnen er fouten sluipen in bedragen, totalen, berekenen van hoeveelheden, aantallen, kortingen, ...

Met een facturatieprogramma wordt dit sterk teruggedrongen, door zoveel mogelijk berekeningen automatisch te laten verlopen. Standaardartikelen hebben een vaste prijs, kortingen kunnen via een percentage aangeklikt worden, totalen en BTW worden steeds automatisch berekend.
 

7. Geen nauwkeurige opvolging
 
Facturatieprogramma myKMO heeft een aparte module om uw betalingen in detail op te volgen. Alle openstaande facturen zijn beschikbaar in een overzichtelijke lijst die doorzoekbaar en filterbaar is. Bij elke factuur wordt vermeld hoeveel betalingsherinneringen er al werden uitgestuurd.