Foire aux questions

myPME est un programme de facturation qui ne nécessite aucune installation sur votre ordinateur. L'accès se fait entièrement via le navigateur Internet. Vous pouvez vous connecter avec le mot de passe qui vous a été envoyé. Vous accédez à myPME depuis n'importe quel navigateur web sur votre PC, laptop, tablette ou smartphone. Vous devez évidemment disposer d'une connexion Internet.

Vous n'avez pas besoin d'acheter myPME. Vous payez une contribution mensuelle fixe, que vous amortissez largement grâce au temps de travail gagné. Vous recevez une licence d'utilisateur que vous pouvez annuler à tout moment.

myPME a été entièrement programmé par Bart Van der Donck entre 2017-2019, et c'est le résultat de 20 ans d'expérience dans une entreprise spécialisée en logiciels. Mes principales références proviennent de l'administration générale, des institutions gouvernementales (SPF), de la facturation, de la comptabilité et du développement de logiciels pour des entreprises dans des secteurs d'activité spécifiques (tourisme, assurance, administration légale, construction, secteur médical, déménagement, ...). Ces 20 ans d'expérience garantissent une solide expertise technique, administrative et commerciale. Le développement de myPME a été réalisé entièrement en interne.

myPME est principalement développé en Perl, avec certaines parties en PHP, et fonctionne sur le serveur web Apache via CGI. myPME est installé sur UNIX, le serveur de base de données est MySQL (Oracle). L'interface utilisateur est développée en HTML, CSS3, javascript et XML.
Sont également utilisés HTMLDOC, JQuery, JQuery UI, Bootstrap, DataTables, POSIX, Spreadsheet::WriteExcel, Date::Calc, DBI/DBD, XML::Parser et Mime::Lite. Ces logiciels sont en général présents sur UNIX par défaut, ou ce sont des frameworks courants (tels que Bootstrap, DataTables), des bibliothèques client (JQuery) ou des modules CPAN déjà installés (Perl). La configuration requise pour les utilisateurs est volontairement simplifiée, afin de faciliter l'utilisation du programme sur tous les PC, ordinateurs portables, tablettes et smartphones.

Bien sûr, c'est tout à fait possible. Cependant, vous travaillez plus rapidement sur un ordinateur/laptop quand vous devez saisir des données (par exemple les lignes de facturation, les adresses client, etc.).

La première version de myPME était un simple forfait de facturation appelé 'PME Facturation', également développé par le même programmeur. Ce logiciel a commencé à être utilisé par plusieurs clients dès 2003, via un abonnement mensuel. Au départ les fonctionnalités de 'PME Facturation' étaient limitées à la facturation client, la gestion des données client et le suivi de facturation. Au cours des années, l'ancienne version de 'PME Facturation' continua à se développer constamment, et dans certains cas fut complétée de logiciels personnalisés adaptés à différents secteurs d'activité (entreprise de maintenance, agence de mannequins, compagnie d'assurances).
Pendant ces années, l'idée fut de reprendre le concept de base à zéro et de recommencer du fait de nouvelles connaissances, expériences, méthodes et d'un environnement changeant. Ce projet fut développé entre 2017 et 2019 et fut baptisé 'myPME'.
myPME est le résultat abouti de 20 ans de réflexion, programmation, d'expériences, de connaissances techniques et commerciales. C'est pour cette raison que myPME peut à juste titre être considéré comme un logiciel fiable et performant vous permettant de gagner un temps considérable.

Vous disposez d'une licence d'utilisateur, ce qui signifie que vous possédez les droits d'utilisation pour myPME en payant les frais fixes d'abonnement mensuel. Vous n'êtes pas le propriétaire du code de programmation sous-jacent. Le logiciel de facturation reste la propriété de myPME S.R.L. Si vous souhaitez nous demander le développement d'un logiciel complémentaire personnalisé pour myPME, vous serez alors éventuellement propriétaire du code.

Vous pouvez définir les paramètres suivants :
- Logo
- Détenteur de la licence
- Nom de l'entreprise
- Adresse de l'entreprise
- Ville
- Téléphone
- GSM
- Site Web
- Email
- Numéro de l'entreprise
- Délai de paiement
- Numéro de compte en banque (IBAN)
- Nom de la banque
- BIC
- Adresses pour les mails alias
- Texte standard pour les e-mails d'envoi de factures client
- Texte standard pour les e-mails de relance de paiement 1, 2 et 3
- Texte standard pour les e-mails de devis
- Le nom de l'entreprise ou des personnes qui envoient les e-mails automatiquement
- Texte d'introduction pour les devis
- Conditions de vente
Par ailleurs, quelques paramètres techniques sont déjà configurés pour vous (installation, chemins, droits d'accès, etc.).

Il est possible dans la plupart des cas de faire des ajustements au programme de facturation moyennant un coût supplémentaire réduit. Selon notre expérience, il semble que de petits ajustements permettent de gagner du temps. Les fonctionnalités principales ne peuvent cependant pas être modifiées. N'hésitez pas à prendre contact pour l'étude de votre situation spécifique.

myPME n'est pas adapté aux grandes entreprises avec des besoins spécifiques pour la facturation, ou pour les entreprises dont la facturation implique des processus complexes en arrière-plan (par ex. production, banques de données, gouvernement, ...).
myPME a été optimisé selon la législation belge, et fonctionne donc de façon optimale pour les clients belges.

Il n'y a pas de limite au nombre de factures, dépenses, clients, articles, projets, et autres. myPME a été conçu pour traiter d'importants volumes de données et peut être utilisé sans problème à grande échelle. Déjà en 2005, le programme de facturation 'PME Facturation' (=le prédécesseur de myPME) permettait de gérer plusieurs milliers de factures par an.

- Maximiser le gain de temps dans le domaine de la facturation et de l'administration
- Faciliter la transmission des données aux comptables, le plus efficacement possible
- Soutenir le développement futur de votre entreprise
- Simplicité et facilité d'utilisation du logiciel
- Adaptabilité de la programmation
- Facilité de maintenance
- Eviter les structures complexes
- Performance, fiabilité, vitesse et efficacité d'exécution des tâches
- Soutenir la stratégie commerciale
- Assurer la continuité de l'entreprise en termes de logiciel

Chaque jour une sauvegarde de vos données est lancée. Cette opération intervient la nuit et est entièrement automatisée. La nuit suivante, une nouvelle sauvegarde de vos données est lancée qui remplace la précédente.

Non, sûrement pas. Le logiciel a été conçu pour rester simple et intuitif, même pour un nouvel utilisateur - un peu comparable à Google. Vous pouvez au cours des années découvrir toujours plus de fonctionnalités, selon vos besoins.

Lorsque vous arrivez sur l'écran d'accueil de myPME, après vous être connecté, vous trouverez un écran où vous pouvez immédiatement créer une facture. Saisissez les 2 premières lettres du nom du client, et sélectionnez le client dans la liste proposée. Remplissez ensuite les lignes de facturation; chaque ligne contient simplement une description et un prix. Les montants, totaux et TVA sont ensuite automatiquement calculés. Si vous le souhaitez, vous pouvez apporter quelques modifications sur les lignes: quantité (standard: 1), TVA (standard: 21%), et le plan comptable (standard : 70000). Ensuite, vous pourrez envoyer la facture automatiquement au client.

Vous pouvez utiliser un pourcentage de TVA différent sur chaque ligne : 0%, 6%, 12% ou 21%. Vous pouvez aussi lier ces pourcentages de TVA à des codes de ventilation pour votre comptabilité.

Vous faites une note de crédit comme une facture, mais avec un montant négatif. Pour le reste, c'est exactement la même chose. Vous pouvez créer une note de crédit sur l'écran d'accueil de myPME.

Dans ce cas, il vous faut d'abord créer votre client avant de pouvoir lui envoyer une facture. Vous pouvez créer un nouveau client via l'icône crayon à côté de la case 'Client', sur la page d'accueil de myPME. Vous pouvez retrouver cette page via 'Ventes' et ensuite sélectionner l'onglet 'Faire une facture'.

Cliquez à gauche sur "Comptabilité" et choisissez la période désirée dans le menu en haut. Ensuite vous trouverez l'icône PDF rouge ou l'icône ZIP orange. Ces liens contiennent toutes vos factures pendant la période indiquée.

Sur la page 'Ventes' et 'Non payé', vous pouvez voir un aperçu chronologique de toutes les factures impayées. Dans la colonne 'Payé' vous pouvez indiquer quelles factures ont été payées, la date de paiement, la méthode de paiement, et les remarques éventuelles. Via l'icône de clochette jaune à droite, vous pouvez envoyer automatiquement des relances de paiement. A côté du nom du client est mentionné le nombre de rappels de paiement déjà envoyés. Sur la page 'Ventes' et 'Chiffre d'affaires/mois', vous pouvez également voir quelles factures sont payées et celles qui ne le sont pas.

C'est possible, il est recommandé d'enregistrer d'abord le prospect en tant que client. Cliquez sur 'Contacts', puis 'Prospects', puis l'icône crayon à côté du prospect que vous souhaitez modifier, ensuite la case 'Type' ('prospect' ou 'client').

Vous pouvez consulter le chiffre d'affaires mensuel en cliquant sur 'Ventes' et ensuite le bouton en haut 'Chiffre d'affaires/mois'. Vous voyez le chiffre d'affaires du mois en cours, ou vous pouvez choisir un autre mois dans la liste. Pour chaque facture, vous voyez la date, le numéro de facture, le PDF de la facture, les coordonnées du client, le montant, et les informations concernant les paiements.

Cliquez à gauche sur 'Ventes' pour ouvrir l'écran où vous pouvez faire la facture. Cliquez ensuite à côté de la case 'Client' sur l'icône bleue de groupe 'Faire la même facture pour un groupe de clients'. Choisissez ensuite un groupe de clients dans la liste. Faites ensuite la facture comme d'habitude. Une facture identique est générée automatiquement pour chaque client du groupe. Le numéro de facture est incrémenté de 1 à chaque fois.

Vous pouvez annuler une facture en cliquant sur la petite croix rouge à droite de la liste. Si une facture est annulée, le numéro de facture redevient disponible dans la liste. Ce numéro peut être réutilisé. Quand vous faites une nouvelle facture, vous pouvez saisir le numéro de facture manuellement dans la case 'Numéro de facture' dans le menu 'Faire une facture' (sous bouton 'Ventes').

Cliquez pendant que vous faites la facture sur 'Options' en bas de l'écran pour accéder aux options de la facture. Ensuite vous pouvez rajouter le commentaire 'TVA au preneur' sur la facture (co-contractant).

Oui, c'est possible. La date proposée par défaut est la date du jour où vous faites la facture. Vous pouvez modifier la date manuellement dans le menu 'Options'. C'est à cet égard une 'bonne pratique' que les dates de facture correspondent au numérotage des factures. Les numéros de facture sont automatiquement attribués par myPME, mais peuvent être manuellement modifiés si vous le souhaitez.

Lors de la mise en service de myPME, vous pouvez indiquer la date d'échéance souhaitée (par ex. à 30 jours), qui apparaitra comme valeur standard sur chaque facture. Vous pouvez si vous le souhaitez définir une autre date d'échéance par facture.

En principe, les factures sortantes doivent être en euros, parce que votre entreprise se trouve en Europe. Vous pouvez utiliser le taux de change convenu contractuellement entre les parties, si vous souhaitez utiliser une autre devise. Vous pouvez saisir les achats fournisseurs dans n'importe quelle monnaie. Lors de l'enregistrement, vous devez indiquer le taux de change du paiement, pour un traitement comptable correct des achats.

Vous pouvez les retrouver dans le programme en cliquant sur le bouton 'Ventes' à gauche, et ensuite le bouton 'Devis' en haut. Pour chaque devis en cours, vous voyez le client, la référence, la date, le montant, et le document PDF. Vous pouvez également confirmer le devis en facture en 1 seul clic.

Bien sûr, vous pouvez télécharger tous les documents en PDF et les imprimer comme un document PDF standard. Par ailleurs, tous les fichiers en Excel peuvent être imprimés (totaux, comptabilité, achats, ventes, calcul de la TVA par période, projets, heures de travail, stock, clients, fournisseurs, devis...).

Vous pouvez rechercher une ancienne facture par période, client, montant de facture, date, numéro de facture ou numéro d'immatriculation.
Pour retrouver facilement une facture par période, cliquez à gauche sur 'Ventes', et ensuite sur 'Chiffre d'affaires/mois'. Ensuite, vous pouvez choisir dans la liste la période souhaitée. Si nécessaire, vous pouvez encore chercher via le champ de recherche en haut à droite.
Vous pouvez aussi chercher par client en cliquant sur 'Contacts', et ensuite utiliser le champ de recherche en haut à droite. Via l'icône document vous pouvez consulter les factures par client.
Vous pouvez faire une recherche avancée dans Excel, en cliquant à gauche sur le bouton 'Comptabilité'. Ici, vous pouvez choisir dans la liste 'Choisir période de comptabilité' la période souhaitée (mois, trimestre, semestre, année). Après avoir téléchargé le document Excel via le bouton 'Ventes', vous pouvez chercher par le nom du client, le numéro de l'entreprise, montant, date et numéro de facture.

C'est possible via le bouton 'Comptabilité' sur la gauche, cliquez ensuite sur l'icône PDF dans le menu 'Factures de vente'. En haut de cet écran vous pouvez indiquer la période souhaitée.

Bien sûr. Cliquez à gauche sur 'Ventes' pour ouvrir l'écran où vous créez une facture. Sur chaque ligne de la facture vous pouvez ensuite indiquer le pourcentage de TVA. Le pourcentage de TVA est toujours associé au code de ventilation, dans lequel plusieurs choix de pourcentage de TVA sont possibles (en fonction de la nature de la ligne de facturation).

Bien sûr. Cliquez à gauche sur 'Ventes' pour ouvrir l'écran où vous créez vos factures. Sur chaque ligne de facturation vous pouvez ensuite rajouter le numéro de compte, commençant par '7' par défaut (ventes).

Un devis est créé de la même façon qu'une facture, mais il faut cliquer en bas sur 'Enregistrer comme devis' au lieu de 'Ajouter facture'. Vous pouvez ensuite télécharger le devis ou l'envoyer dans l'instant automatiquement au client. Si le devis est confirmé comme une commande, vous pouvez ensuite convertir le devis automatiquement en facture.

Cliquez à gauche sur le bouton 'Ventes' et ensuite en haut sur 'Impayés'. Ensuite vous voyez les factures qui ne sont pas encore payées. A côté du nom du client vous voyez le nombre de relances de paiement. Vous pouvez envoyer une relance de paiement en cliquant sur l'icône clochette jaune à droite.

myPME attribue les numéros de facture, automatiquement par ordre croissant. Vous pouvez aussi saisir manuellement le numéro de facture, tant qu'il n'existe pas déjà dans le système. Si vous annulez une facture le numéro de facture est à nouveau disponible. Ce numéro peut être réutilisé pour une autre facture si vous le souhaitez.

Via le bouton 'Statistiques' sur la gauche, vous pouvez suivre avec précision votre chiffre d'affaires par mois, par an ou sur plusieurs années.

Vous pouvez le retrouver sur la gauche sous le menu 'Projets', et ensuite le bouton 'Coûts par Projet'. En bas de la page vous trouvez les montants 'Déjà facturés', 'A facturer', 'Achats' et le total du solde restant.

Cliquez à gauche sur 'Ventes' et ensuite en haut sur 'Impayés' et 'Chiffre d'affaires/mois'. A côté de chaque facture vous pouvez voir le nombre de relances (jaune - orange - rouge clair - rouge fonçé - noir).

Pendant la création de la facture vous pouvez rajouter autant d'articles que vous le voulez. Cliquez dans myPME sur l'icône loupe à côté de chaque ligne de facture. Ensuite vous pouvez saisir les articles dans une nouvelle fenêtre. Dès que l'article apparait sur la facture, le prix de vente et la TVA sont appliqués par défaut selon les données de l'article saisies dans le système. Les prix et totaux sont calculés automatiquement selon les valeurs de l'article dans la base de données. Vous avez toujours la possibilité d'apporter des modifications manuellement sur chaque ligne. Pour rajouter de nouveaux articles à la facture, cliquez sur l'icône loupe sur la ligne suivante. Il est bien sûr possible de remplir les champs manuellement, par exemple si les heures de travail ou les articles que vous voulez facturer ne figurent pas dans la base de données.

Pendant la création de la facture, cliquez en bas sur 'Remarques'. Vous pouvez rajouter 4 remarques par facture. Vous pouvez sélectionner quelques remarques standard, en rapport avec la TVA (co-contractant) ou des transactions qui ne sont pas soumises à la TVA belge.

Pendant la création de la facture cliquez sur 'Options', là vous trouvez une liste de projets dans laquelle vous pouvez choisir. La facture est associée au projet sélectionné. Vous pouvez aussi envoyer une facture de vente à partir du module de projet. Vous le faites en cliquant sur 'Projets' à gauche, puis l'onglet 'Projets' à gauche, et cliquez ensuite sur l'icône trombone à côté du projet souhaité. Via le bouton '+ Ajouter nouvelle facture' vous pouvez envoyer une nouvelle facture pour ce projet.

Si vous souhaitez enregistrer des frais, vous devez disposer de la facture comme justificatif. Il peut s'agir d'un document digital (par ex. PDF), ou une photo de la facture papier. Vous pouvez enregistrer vos dépenses en cliquant à gauche sur 'Achats'. Ensuite vous pouvez charger la preuve d'achat en cliquant sur le bouton 'Parcourir' (ou 'Browse'). Vous pouvez aussi transférer directement la preuve d'achat dans myPME. Cliquez sur le bouton 'Ajouter un achat' pour rajouter vos frais, ainsi vos frais sont prêts pour être traités par votre comptable. Si vous le souhaitez vous pouvez remplir pour chaque achat les détails tels que le montant, la TVA, les numéros du grand livre, la date d'achat, la date de paiement, remarques, ...

Vous pouvez le faire dans les formats suivants, classés du plus usuel au moins courant:
- .pdf: La plupart des factures d'achat sont envoyées par e-mail ou disponibles sous forme de document PDF
- .xml: E-facture en UBL
- .jpg, .jpeg, .png,: Format d'image téléchargée depuis votre smartphone
- .eml: Format d'e-mail où l'e-mail entier est téléchargeable (y compris les documents), pour les mails clients pouvant être conservés séparément.
- .doc, .docx, .xls, .xlsx: Plusieurs formats moins populaires du fait qu'ils peuvent être modifiés par le destinataire.
- .txt: Texte sans formatage, pour votre propre usage ou provenant d'un système plus ancien.
En pratique, la plupart des factures d'achat sont sous forme de PDF, ou une photo de la facture papier.

Quand vous enregistrez un achat, vous pouvez indiquer dans la case 'Date' à quelle date doit être pris en compte. Par défaut la date du jour apparait dans le champ, mais cette date peut être changée manuellement.

Quand vous enregistrez un achat, vous pouvez choisir dans la liste 'TVA' le pourcentage de TVA applicable. Ce pourcentage est alors automatiquement calculé et ajouté aux totaux.

Vous pouvez rechercher une ancienne facture par période, client, montant de facture, date, numéro de facture ou numéro d'immatriculation.
Pour chercher facilement une facture par période, cliquez à gauche sur 'Achats', et ensuite sur 'Par mois'. Ensuite vous pouvez choisir dans la liste la période souhaitée. Si nécessaire, vous pouvez encore chercher via le champ de recherche en haut à droite.
Vous pouvez aussi chercher par fournisseur en cliquant sur 'Contacts', puis 'Fournisseurs'. Ensuite, utilisez le champ de recherche en haut à droite. Via l'icône document vous pouvez consulter les factures par fournisseur.
Vous pouvez faire une recherche avancée dans Excel, en cliquant à gauche sur le bouton 'Comptabilité'. Ici, vous pouvez choisir dans la liste 'Choisir période de comptabilité' la période souhaitée (mois, trimestre, semestre, année). Après avoir téléchargé le document Excel via le bouton Excel 'Achats', vous pouvez faire une recherche par le nom du fournisseur, le numéro d'entreprise, montant, date et numéro de facture.

Bien sûr. Quand vous enregistrez votre achat, vous pouvez indiquer dans la liste 'Comptes' les numéros du grand livre souhaités, commençant généralement par un '6'.

Vous pouvez consulter le retour de TVA par mois, par trimestre, semestre ou année via le bouton 'Comptabilité' sur la gauche, et ensuite cliquez sur l'icône Excel 'Achats'. En haut de la liste vous pouvez choisir la période souhaitée (mois, trimestre, semestre, année). Vous trouverez la restitution de la TVA ensuite en bas à droite du document Excel.

Cliquez à gauche sur 'Comptabilité' et choisissez la période désirée en haut de la liste. Ensuite vous verrez l'icône rouge PDF avec 'Factures d'achat'. Ce lien contient un document PDF avec tous les frais durant la période définie.

Lors de l'enregistrement de ces factures, vous pouvez saisir le montant en euros, calculé en fonction du taux de change.

Une note de crédit reçue est considérée par myPME comme une facture d'achat négative. La procédure est la même que pour l'enregistrement de frais, avec la différence que le montant est négatif. Pour enregistrer une note de crédit, cliquez à gauche sur 'Achats'. Vous pouvez ensuite enregistrer la note de crédit reçue comme une dépense avec un montant négatif. Le retour de TVA est par conséquent un montant négatif. Le montant négatif est donc soustrait des totaux de retour de TVA.

Vous devez seulement fournir la facture ou le reçu de l'achat. Toutes les autres informations sont optionnelles. D'autres données peuvent s'avérer utiles, par ex. pour le calcul des totaux, pour la comptabilité, les statistiques, etc.

Il n'est pas nécessaire d'indiquer un fournisseur pour chaque achat. Vous pouvez le faire via la liste 'Fournisseurs' pendant l'enregistrement des frais. Via l'icône crayon à côté de la liste, vous pouvez si nécessaire, commencer par créer un nouveau fournisseur.

Vous pouvez consulter une liste avec les factures d'achat en attente de paiement, en cliquant à gauche sur 'Achats' et ensuite sur 'En attente'. Là vous pouvez éditer les informations de paiement de chaque facture d'achat (payée oui/non, date et méthode de paiement). Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture d'achat, vous pouvez aussi cliquer sur 'Plus...' pour saisir les informations de paiement en même temps.

Bien sûr. Cliquez sur 'Plus...' lors de l'enregistrement de la facture d'achat, et sélectionnez ensuite dans la liste le projet désiré. A partir du module de gestion du projet vous pouvez aussi directement rajouter une facture d'achat. Pour cela, cliquez à gauche sur 'Projets', ensuite en haut sur 'Projets', sélectionnez le projet souhaité et cliquez sur '+ Rajouter nouvel achat'.

Cliquez à gauche sur 'Achats' et ensuite en haut sur 'Par mois'. Vous pouvez voir alors les achats pour le mois en cours. A partir de la liste mensuelle en haut de page, vous pouvez consulter également les autres mois. Vous pouvez consulter les détails de chaque achat, les informations de paiement et la facture originale.

Vous pouvez diviser l'achat en plusieurs parties avec chacune un pourcentage de TVA défini. La preuve d'achat est la même, tandis que le montant, la TVA et les numéros du grand livre diffèrent.

Vous pouvez le faire via le bouton 'Comptabilité' sur la gauche, et ensuite l'icône PDF en dessous de 'Factures d'Achat'. En haut de cet écran vous pouvez indiquer la période souhaitée.

Le numéro d'entreprise n'est pas obligatoire pour les particuliers, seulement pour les entreprises. Les numéros d'entreprise belges doivent être saisis dans le format XXXX.XXX.XXX, conformément à la législation. Les numéros d'entreprises étrangères ne doivent pas être saisis dans un format spécifique, du fait que chaque pays dispose de son propre format.

Cliquez dans le programme de facturation à gauche sur 'Contacts'. Ensuite par défaut apparait l'écran des clients. Là vous pouvez cliquer en bas sur '+ Nouveau client' pour ajouter un nouveau client. Vous pouvez modifier un client via l'icône crayon à côté de chaque client.

Cliquez à gauche sur 'Contacts', ensuite vous voyez apparaitre la liste de clients et à côté de chaque client un symbole document. Là vous pouvez consulter les factures par client: la date, le numéro de facture, les informations de paiement, le montant et la facture en PDF.

Pour un nombre limité de clients, la classification en groupe de clients n'est pas strictement nécessaire. Si votre fichier clients augmente, c'est après quelques temps généralement conseillé. Vous pouvez éventuellement enregistrer vos plus anciens clients dans un groupe de clients à part. Vous pouvez aussi enregistrer des clients dans un groupe, pour pouvoir leur envoyer la même facture en un clic. (Par ex. les abonnements, cotisations, maintenance, ...). Ce système de facturation groupée permet un gros gain de temps pour les entreprises qui facturent de cette manière. Les factures groupées peuvent être également configurées comme récurrentes. Dans le cas d'abonnements, tout le groupe de clients reçoit automatiquement une facture mensuelle.

Vous pouvez effacer un client en cliquant sur la petite croix rouge à droite dans la liste de clients. Après avoir retiré le client de la liste, les e-mails du client ne sont pas conservés. Vous recevrez bien sûr un avertissement sur l'écran, avant que les données du client soient définitivement effacées.

Cliquez à gauche sur 'Contacts' et ensuite sur 'Prospects'. Cherchez ensuite le prospect dans la liste en utilisant le champ de recherche en haut à droite, ou triez la liste par colonnes. Cliquez ensuite sur l'icône crayon du prospect souhaité. Faites défiler vers le bas jusqu'à la case cochée 'Type: prospect'. Si vous décochez la case, le prospect est alors transféré dans le fichier client et disparait de la liste de prospects.

Cliquez sur 'Ventes' et ensuite en haut sur 'Impayés' ou 'Chiffre d'affaires/mois'. A côté de chaque facture vous pouvez voir le nombre de relances (jaune - orange - rouge clair - rouge foncé - noir).

Lors de la création d'une nouvelle facture vous pouvez cliquer sur l'icône crayon à côté de la case client.
Ou vous pouvez cliquer à gauche sur 'Contacts' et ensuite en bas de l'écran sur '+ Nouveau client'.

Cliquez à gauche sur 'Contacts' et cherchez ensuite le client dans la liste, via le champ de recherche à droite ou en triant par colonne. Cliquez ensuite sur l'icône crayon à côté du client souhaité pour modifier les données du client.

Bien sûr, vous pouvez enregistrer jusqu'à 4 contacts par client. Cliquez à gauche sur 'Contacts', et cherchez ensuite le client souhaité dans la liste, via le champ de recherche à droite ou en triant par colonne. Cliquez ensuite sur l'icône crayon à côté du client. Vous pouvez ensuite saisir le nom de la personne, son e-mail et numéro de portable. Dans la case 'Remarques' vous pouvez rajouter d'autres informations.

Cliquez à gauche sur 'Contacts' et recherchez ensuite le client souhaité dans la liste, via le champ de recherche à droite ou en triant par colonne. Cliquez ensuite sur l'icône crayon à côté du client. Faites défiler jusqu'à la case 'Email pour factures'.

Bien sûr, vous pouvez enregistrer jusqu'à 4 contacts par fournisseur. Cliquez à gauche sur 'Contacts', et puis en haut sur 'Fournisseurs'. Cherchez ensuite le fournisseur souhaité dans la liste, via le champ de recherche à droite ou en triant par colonne. Cliquez ensuite sur l'icône crayon à côté du fournisseur. Vous pouvez ensuite saisir le nom de la personne, son e-mail et numéro de portable. Dans la case 'Remarques' vous pouvez rajouter d'autres informations.

Cliquez à gauche sur 'Contacts', et ensuite en haut sur 'Fournisseurs'. Ensuite vous voyez un aperçu des données du fournisseur. Via l'icône document sur la droite, vous pouvez retrouver les achats par fournisseurs.

Non, ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez aussi laisser un article sans fournisseur. Vous pouvez saisir le fournisseur d'un article dans l'écran des articles. La liste est composée des fournisseurs présents dans votre fichier fournisseur. Si vous ne voulez pas enregistrer de fournisseur pour un article, laissez la liste en blanc.

Dans la liste de fournisseurs (sous'Contacts' puis 'Fournisseurs') cliquez sur l'icône crayon pour éditer le fournisseur de votre choix. Sur la page suivante, vous pouvez sélectionner le groupe souhaité en cochant la case 'Groupes de fournisseurs'.

Cliquez sur 'Contacts', et saisissez dans le champ de recherche en haut à droite les premières lettres du nom du fournisseur. Via l'icône document vous pouvez consulter les factures d'achat par fournisseur, les détails de chaque facture et les totaux.

Le numéro d'entreprise n'est pas obligatoire pour un fournisseur. Si vous l'enregistrez, il doit cependant être dans le bon format. Les numéros d'entreprise belges doivent être saisis dans le format XXXX.XXX.XXX, conformément à la législation. Les numéros d'entreprises étrangères ne doivent pas être dans un format spécifique, chaque pays ayant son propre format.

L'écran de gestion des articles apparait lorsque vous cliquez à gauche sur 'Articles'. Là vous pouvez voir un aperçu de chaque article avec le code, la description, le fournisseur et la catégorie. Via l'icône crayon vous pouvez ensuite consulter ou modifier les autres informations en détails. Grâce au champ de recherche en haut à droite vous pouvez facilement rechercher un article.

Cliquez à gauche sur 'Articles' et ensuite saisissez en haut à droite les premières lettres du nom du fournisseur.

Cliquez à gauche sur 'Articles', ensuite en haut sur 'Catégorie', et ensuite en dessous sur le bouton '+ Nouvelle catégorie'.

Lors de la création d'une facture vous pouvez rajouter autant d'articles que vous le souhaitez sur la facture. Cliquez sur l'icône loupe à côté de la ligne de facturation. Ensuite vous pouvez enregistrer les articles dans la nouvelle fenêtre. Dès que l'article apparait sur la facture, les prix de vente standard et le pourcentage de TVA sont indiqués selon les données enregistrées dans le fichier d'articles. Les prix et les totaux sont automatiquement calculés selon les valeurs de l'article dans la base de données. Vous conservez toujours la possibilité d'effectuer des changements manuels sur chaque ligne. Pour rajouter plus d'articles à la facture, cliquez sur l'icône loupe de la ligne suivante. Bien sûr il est toujours possible de remplir les champs manuellement, par ex. si vous voulez facturer des heures de travail ou des articles qui ne sont pas dans la base de données.

Cliquez dans le programme de facturation à gauche sur 'Articles', et ensuite en bas à droite sur l'icône Excel. Vous voyez alors la totalité du fichier d'articles dans Excel.

Vous pouvez trouver un aperçu du stock de vos articles en cliquant à gauche sur 'Articles' et ensuite en haut sur 'Stock'. Le stock des articles apparait alors trié du moins cher au plus cher. Vous pouvez si vous le souhaitez trier par en-tête de colonne ou chercher par article. Via l'icône crayon vous pouvez ensuite modifier le stock. Quand vous rajoutez un article sur une facture, le stock est automatiquement décrémenté.

Bien sûr, cliquez à gauche sur 'Articles' et ensuite en haut sur 'Catégories'.

Cliquez à gauche sur 'Articles' et ensuite en haut sur 'Stock'. Cliquez ensuite en bas à droite sur l'icône Excel. Vous voyez alors la totalité du stock dans Excel.

Cliquez à gauche sur 'Articles' et ensuite sur 'Stock'. Via l'icône 'Plus' vous pouvez modifier le stock par article. Vous pouvez au choix filtrer d'abord le stock par disponibilité, article, code, catégorie ou fournisseur.

Il n'est pas obligatoire d'utiliser des codes d'article. Pour les gros fichiers d'articles c'est cependant recommandé pour pouvoir travailler plus vite et plus clairement. Souvent les codes d'article utilisés sont génériques, c-à-d comprenant déjà les informations sur l'article (par ex. 'FLTU14' comme code pour Fleur - Tulipe - 14). En plus du code d'article de base vous pouvez rajouter le code de l'article du fournisseur.

Bien sûr - dans la gestion des articles vous pouvez indiquer sur chaque article un code du lieu de stockage. Cela peut être un numéro ('1'), une lettre ('A'), combinaison ('A66') ou une mention générique (par ex. 'FLTU588').

Cliquez à gauche sur 'Articles' et à droite sur l'article souhaité. Dans l'écran suivant vous voyez en bas les cases 'prix d'achat' et 'prix de vente'.

Cliquez à gauche sur le bouton "Projets", ensuite vous pouvez consulter les détails de chaque projet via les onglets 'Enregistrement d'heures', 'Projets', 'Information générale' et 'Dépenses par projet'.

Cliquez à gauche sur "Projets" - L'écran d'enregistrement d'heures s'ouvre immédiatement. Par défaut, vous pouvez enregistrer ici les heures de travail du jour par employé (heure d'arrivée et de départ, projet, remarques). Le tarif horaire est normalement pris en compte dans le fichier de l'employé, mais peut être changé si vous le souhaitez.

Cliquez à gauche sur 'Projets' et ensuite en haut sur le bouton orange 'Projets'. Cliquez sur le trombone à côté du projet pour accéder aux pièces jointes. Vous pouvez ensuite télécharger vos pièces jointes, rajouter des factures d'achat, le devis d'origine et les factures de vente (par ex. avances, factures intermédiaires, et facture finale).

Vous pouvez le voir à gauche dans 'Projets', et ensuite via le bouton 'Dépenses par projet'. En bas de la page vous trouvez les montants 'Déjà facturés', 'A facturer', 'Achats' et le solde restant total.

Bien sûr, vous pouvez le voir à gauche dans 'Projets', et ensuite via le bouton 'Dépenses par projet'. Vous pouvez télécharger ici les heures de travail dans Excel, et les factures y correspondant, factures d'achat et de vente par projet.

Vous pouvez le voir en cliquant à gauche dans 'Projets', et ensuite via le bouton 'Dépenses par projet'. Sélectionnez le projet dont vous voulez consulter les gains. Ensuite vous pouvez voir un aperçu des heures de travail effectuées par employé pour chaque projet. Vous pouvez voir ici aussi les factures d'achats et de ventes du projet. Tous les totaux sont calculés automatiquement.

Oui, le nombre de projets n'est pas limité. Vous pouvez saisir pour chaque projet les heures de travail, créer les factures, enregistrer les achats, consulter les totaux et prendre des notes.

Vous pouvez gérer les heures de travail, date de début et de fin, les données du client, les employés, le statut des projets, adresses des sites, les prix, responsabilités, informations sur le projet, facturation, dépenses, les progrès et télécharger les pièces jointes. Vous avez par projet un aperçu des dépenses engagées.

Lors de la création de la facture, cliquez sur 'Options', là vous trouvez une liste de projets. La facture est alors associée au projet sélectionné. Vous pouvez aussi envoyer une facture de vente automatiquement à partir du module de projet. Cliquez pour cela sur 'Projets' à gauche, puis l'onglet 'Projets' en haut, et ensuite cliquez sur le trombone à côté du projet désiré. Via le bouton '+ Ajout de nouvelle facture' vous pouvez envoyer une nouvelle facture pour ce projet.

Vous pouvez utiliser les deux systèmes, même simultanément (par ex. dans le cas d'heures supplémentaires).

En cliquant sur 'Projets' à gauche, vous pouvez immédiatement enregistrer les heures de travail du jour. Via la liste de dates en haut, vous pouvez aussi enregistrer les heures des autres jours.
Vous pouvez saisir les heures de plusieurs employés et plusieurs projets. Le tarif horaire est proposé par défaut comme enregistré dans le profil de l'employé sous 'Contacts' et 'Employés'.

Vous pouvez indiquer les statuts suivants :
- Aucun (blanc)
- En attente
- Approuvé
- En préparation
- En progrès
- Suspendu
- Phase de test
- En garantie
- Terminé
- Fermé

myPME envoie automatiquement les e-mails de devis, factures et relances de paiement. Vous pouvez retrouver ces e-mails dans le menu à gauche via le bouton 'Ventes', et cliquez ensuite sur le bouton 'E-mails'. Vous pouvez consulter ici les e-mails par année. En cliquant sur la loupe vous pouvez accéder à tous les e-mails classés par client. Via le classement par année en haut, vous pouvez retrouver tous les e-mails envoyés. Via le bouton 'Contacts' vous pouvez aussi filtrer par client (ensuite par le champ de recherche en haut à droite), l'icône d'enveloppe jaune montre les e-mails par client.

Cliquez à gauche sur 'Contacts': ensuite vous voyez à côté de chaque client une icône d'enveloppe jaune. En cliquant sur cette icône vous voyez une liste chronologique comprenant tous les e-mails de ce client. Vous pouvez si vous le souhaitez filtrer les clients en utilisant le champ de recherche en haut à droite, ou trier par en-tête de colonne.

Le texte de chaque e-mail envoyé est configuré lors de la mise en service de myPME. Ce sont de courts textes standards se référant aux pièces jointes (factures de ventes, relances et devis). Ces textes sont modifiables à volonté .

La signature de l'envoi des e-mails est définie à la mise en route de myPME. Habituellement c'est une signature standard comprenant salutations, nom, coordonnées de l'entreprise et un lien vers le site web et/ou réseaux sociaux. Vous pouvez configurer la signature selon vos souhaits lors de la mise en route du programme de facturation.

Vous pouvez gérer les contacts par client ou par fournisseur. En plus, il existe aussi une liste de prospects et d'employés dans les données de contact. Vous pouvez trouver les personnes de contact par client via 'Ventes', puis 'Clients' et ensuite l'icône crayon par client. Vous trouverez les autres personnes de contact de la même manière, en cliquant sur 'Fournisseurs', 'Prospects' et 'Employés'. Sur toutes les pages vous pouvez rechercher par nom, trier par ordre alphabétique ou rechercher des données optionnelles (par ex. code postal, région, ...).

myPME n'a pas de fonctionnalité intégrée pour imprimer des étiquettes. Ce n'est en principe pas nécessaire, du fait que l'administration se fait entièrement sous forme digitale.

Vous pouvez le faire via le bouton 'Locations' à gauche. Vous pouvez ici faire le suivi des locations immobilières pour un maximum de 7 propriétés. Les lignes du haut concernent l'adresse de la propriété, le nom du locataire et le montant du loyer. Ensuite vous pouvez saisir les mois pour suivre le paiement des loyers par mois. Plus loin sur la page vous trouvez les informations concernant la caution, la maintenance technique et l'information générale par immeuble. Via le bouton 'Info locations' vous pouvez suivre l'information générale (par ex. listes de tâches, points importants, rappels, etc.)

myPME est équipé d'un grand nombre de statistiques et graphiques, afin que vous puissiez avoir à tout moment une vue d'ensemble et détaillée de l'activité de votre entreprise.
Vous pouvez consulter à tout moment les graphiques suivants en temps réel:
- Chiffre d'affaires par mois
- Dépenses par mois
- Chiffre d'affaires moins les dépenses par mois
- Les devis par mois
- Le nombre de relances de paiement par mois
- Le nombre de nouveaux clients par mois
- Le nombre de nouveaux articles par mois
- Le nombre d'heures effectuées par mois
- Rentabilité des heures de travail par mois
- Nombre d'heures effectuées par mois par client
- Chiffre d'affaires par an
- Dépenses par an
- Chiffre d'affaires moins les dépenses par an
- Les devis par an
- Le nombre de relances de paiement par an
- Le nombre de nouveaux clients par an
- Le nombre de nouveaux articles par an
- Le nombre d'heures effectuées par an
- Rendement des heures de travail par an
- Nombre d'heures effectuées par an par employé

Cliquez sur le bouton 'Statistiques' à gauche, et ensuite sur 'Heures de travail'. Vous pouvez alors voir le total d'heures effectuées par mois. Vous pouvez aussi consulter le nombre d'heures par employé, et aussi la rentabilité des heures de travail comparée au tarif horaire par employé.

Ces documents sont configurés par vous lors de la mise en route de myPME, et sont conformes à l'image de l'entreprise (logo, style, police de caractères, format, ...). En principe, vous ne pouvez pas modifier la mise en page et paramètres visuels vous-même. Selon notre expérience il n'est pas nécessaire de faire des changements. Une fois que la mise en page est déterminée, elle est valable pour des années. Vous pouvez bien sûr nous contacter si vous souhaitez changer la mise en page.

Cliquez à gauche sur 'Contacts', et ensuite sur le bouton orange 'Employés'. Via l'icône crayon à côté de chaque employé, vous pouvez gérer les détails comme nom, GSM, e-mail, info et le tarif horaire. Vous pouvez utiliser cet écran pour les employés permanents et occasionnels (par ex. pour des projets).

Via le bouton 'Statistiques' à gauche vous trouvez différents graphiques montrant les résultats de l'entreprise en détails: chiffre d'affaires, achats, heures de travail, devis envoyés, nombre de nouveaux clients, nombre de nouveaux articles, projets, etc.

Vous trouverez dans myPME bon nombre de champs de mémos et to do-listes. Pour les projets vous pouvez faire le suivi via le bouton 'Info générale'. Vous trouvez aussi tout en haut de l'écran un bouton 'Mémo' pour les rajouts de texte suivants : Mémo, To do, Idées et autres.