Een facturatieprogramma kiezen: wat hebt u nodig ?

Als u overweegt om een (nieuw) facturatieprogramma te gaan gebruiken, dan is het belangrijk om de behoeften in kaart te brengen. Facturatieprogramma's kunnen immers onderling enorm verschillen. Hieronder vindt u een lijstje om snel te achterhalen wat u nodig heeft en wat niet.

1. Verkopen en/of aankopen
Facturatieprogramma myKMO is in de eerste plaats bedoeld om verkoopfacturen te automatiseren. De meeste gebruikers digitaliseren echter ook hun aankopen in myKMO, zodat alle documenten direct beschikbaar zijn voor de boekhouder. Sommige klanten gebruiken myKMO enkel voor de verkopen, sommige enkel voor de aankopen. De meerderheid gebruikt myKMO echter voor beide tegelijk. Zo benut u het volledige potentieel van het programma.

2. Betalingsherinneringen
U bent vrij om deze functie al dan niet te gebruiken. myKMO biedt 3 standaardtekstjes om automatisch te herinneren.

3. Artikelenbestand en stock
Zaken die u vaak toevoegt op factuur, zet u best eenmalig in het artikelenbestand. Dan hoeft u de volgende keer het artikel slechts aan te klikken tijdens de opmaak van een verkoopfactuur. Zaken die u slechts 1x gebruikt, kan u vrij intypen. De artikelen kunnen ook bijgehouden worden in het voorraadbeheer, als u dit wenst. Dit werkt met simpele kleurcodes om aan te geven hoeveel nog in stock zijn (donkergroen, groen, oranje, rood, donkerrood).

4. Terugkerende facturen of offertes
Een handige functie in myKMO is het maken van een nieuwe offerte/factuur op basis van een eerdere versie. U kan deze eerdere versie dan klaarzetten als startsituatie, dingen veranderen naargelang nodig, en tenslotte versturen als nieuwe offerte of factuur.

5. Verzenden
myKMO genereert alle facturen en offertes in PDF. Deze kunnen dadelijk uit het programma gemaild worden. U hoeft ze dus niet meer locaal te bewaren, om ze dan bv. met uw gewone mailprogramma te versturen.

6. Boekhouding
Zowel aankoop- en verkoopfacturen moeten uiteindelijk in de boekhouding terechtkomen. Bij kleine facturatievolumes kan dit prima handmatig gebeuren. Bij grotere aantallen wordt dit best via import gedaan. myKMO staat in contact met heel wat boekhoudkantoren en heeft zelf ook ervaring met de meeste boekhoudprogramma's.

7. Kortingen
Bij aanmaak van een factuur, kan u in myKMO kiezen om een korting toe te passen, variërend van 5% tot 30%. Deze korting wordt automatisch berekend, en wordt desgewenst ook bij vermeld op de factuur.

8. Opvolgen van betalingen
Deze functie wordt door iedereen gebruikt in de verkoopadministratie myKMO. Per factuur kan u de datum ingeven, het rekeningnummer waarop betaald is, en eventuele opmerkingen bij de betalingen.

9. Staffelprijzen
Staffelprijzen kunnen apart worden ingegeven. Tijdens het aanmaken van een factuur kan u de gewenste hoeveelheid kiezen, zodat de juiste prijs wordt weergegeven.

10. Commissies
Bij elke factuur kan een commissie worden bijgeteld, die onzichtbaar is voor de klant. De standaardprijs komt uit het artikelenbestand, waarbij een percentage commissie wordt bijgerekend (vb. 10%).

11. Facturen met verschillende handelsbenamingen
Facturatieprogramma myKMO kan ingesteld worden zodat u de factuur kan sturen onder de juiste handelsbenaming. Standaard zijn tot 3 layout-templates mogelijk, met eigen logo en huisstijl.

12. Bewaren van documenten
Bij elke factuur of offerte kunnen bijkomende documenten opgeladen worden, zoals leveranciersprijzen, certificaten, teksten, foto's, enzomeer. Deze documenten zijn enkel intern bedoeld, dus niet voor uw klant. Als een klant later een offerte goedkeurt, hebt u dadelijk zicht op deze documenten.

13. Foto's van artikelen
Elk artikel kan in myKMO voorzien worden van een foto. Deze foto wordt vervolgens bij op de offerte geplaatst.

14. BTW
Alle Belgische en Franse BTW-tarieven zijn standaard aanwezig in facturatieprogramma myKMO. Tevens zijn er ventilatiecodes mogelijk naar boekhouding. Deze komen vooral van pas voor de verschillende nultarieven in de BTW.

15. Tijdsregistratie
Via deze module kan elke medewerker de werkuren bijhouden. Via een koppeling met de projecten is er steeds een volledig beeld wie welke prestaties geleverd heeft.

16. Bestelbonnen
myKMO kan voor elke bestelling een bon genereren, die u digitaal kan doorsturen of afprinten. Deze bestelbon is in principe een eenvoudige oplijsting van de bestelling met de voornaamste gegevens.

17. Facturatie-adres automatisch opzoeken
In myKMO hoeft u enkel het ondernemingsnummer van de klant te kennen. Het juiste facturatie-adres wordt dadelijk ingeladen vanuit de Kruispuntbank van de overheid.

18. Van waaruit wil u werken
Facturatieprogramma myKMO hoeft niet geïnstalleerd te worden. U kan moeiteloos werken vanop kantoor, thuis en onderweg. Of u nu een vaste computer, laptop, tablet of smartphone gebruikt - elk apparaat met internetverbinding is geschikt. Uiteraard kunnen gebruikers ook simultaan werken.

19. Barcodes
myKMO kan diverse barcodes automatisch op documenten plaatsen. Deze bevatten meestal ordernummers of klantgegevens. Dankzij barcodes hoeft men deze dingen niet meer over te typen.

20. Wetgeving
In welke sector u ook actief bent, een facturatieprogramma moet ervoor zorgen dat elke klant in het juiste wettelijke kader werkt. myKMO werd ontwikkeld in samenwerking met een boekhouder (de broer van de programmeur), én werd bovendien ook gescreend door een fiscalist en jurist.

21. Leverbonnen
Sommige klanten hebben leveringsbonnen nodig, bijvoorbeeld voor afhalen in het magazijn of thuisbezorging. myKMO genereert deze bonnen automatisch bij elk order.

22. Statistieken
In de meeste facturatieprogramma's zal u statistieken en totalen terugvinden. Deze bieden vaak erg nuttige inzichten in uw onderneming.

23. Overzicht onbetaalde facturen
In myKMO hebt u op elk ogenblik een overzicht met de onbetaalde facturen. Deze kan u desgewenst dagelijks, wekelijks of maandelijks downloaden.

24. Offertes
Na aanmaak van een offerte wordt deze bijgeplaatst in de hangende offertes. U kan vervolgens verdere opdelingen maken in goedgekeurde offertes, klaar voor bestelling, afgekeurde offertes, of een andere status naargelang keuze.

25. Lokale ondersteuning, direct door de programmeur
Als er één ding is waarin myKMO zich onderscheidt, is het wel de uitstekende service naar gebruikers toe. U hebt dadelijk contact op de GSM van de programmeur, die u snel verder helpt zonder veel gedoe. Dit kan ook 's avonds of tijdens het weekend. Emails worden in de regel binnen 1 werkdag beantwoord (meestal sneller).

26. Facturen uitprinten
Indien u wenst, kan u ook een factuur uitprinten om te bewaren of te verzenden via post (vb. naar oudere mensen). Deze functie wordt niet zo vaak gebruikt maar is wel mogelijk.

27. Bijlagen
Zowel bij facturen en projecten kan u bijlagen toevoegen.

28. Contactenbeheer
In facturatieprogramma myKMO kan u allerhande contacten bijhouden zoals klanten, prospecten, leveranciers en werknemers. Dit contactenbeheer bouwt zichzelf automatisch op doorheen de jaren.

29. Overzicht werkuren
myKMO genereert mooie en praktische overzichten van de werkuren in Excel of PDF. Bovendien zijn er allerhande mooie en nuttige grafieken. Per werknemer heeft u zo een goed beeld van de kosten en prestaties.

30. Projecten
In het Maxi-abonnement hebt u de mogelijkheid om de administratie van uw projecten bij te houden. U kan werken aan vaste of variabele prijs, en kan allerhande gegevens bijhouden per project (titel, klant, datums, projectstatus, voortgang, projectinfo, adressen verantwoordelijken, medewerkers, bijlagen, enz.). Uiteraard hebt u per project de mogelijkheid om de kosten gedetailleerd in beeld te brengen.

31. Archief
Met facturatieprogramma myKMO bouwt u doorheen de jaren aan een supergestructureerd bedrijfsarchief, dat snel en handig kan doorzocht worden. Deze archivering gebeurt op het niveau van de verkopen, aankopen, projecten, contacten en offertes.

32. Onderhoudsherinneringen
Nadat de factuur opgemaakt is, biedt myKMO de mogelijkheid om later een automatische onderhoudsherinnering te mailen. Deze onderhoudsherinnering kan bijvoorbeeld binnen 1 of 2 jaren verstuurd worden. U kan deze herinnering 1 keer instellen in het programma, u moet er daarna niet meer aan denken. Deze functie is vooral populair in technische sectoren zoals verwarming, keuringen of koeltechniek.

33. Rekeningoverzichten
myKMO biedt uitgebreide functies om uw aankopen doorheen de jaren te analyseren. Dit kan zowel via grootboekrekening, leverancier, periode of bedragen. Doorheen de jaren kan u tendensen volgen en de kosten in detail in kaart brengen.

34. Betalingsopvolging aankopen
Ook voor de aankoopadministratie is er een betalingsopvolging met openstaande facturen. U kan desgewenst de vervaldag van de leverancier instellen, betalingsgegevens invullen en betaaldatums bijhouden.

35. Allerhande teksten instellen
Facturatieprogramma myKMO gebruikt teksten die bij ingebruikname kunnen worden ingesteld. Dit zijn hoofdingsteksten voor offertes, voetteksten, begeleidende teksten voor emails (offerte, factuur, betalingsherinneringen), verkoopsvoorwaarden, vermeldingen op facturen, onderhoudsherinneringen, teksten voor bestel- of leveringsbonnen, enz.

36. Meerdere talen
Facturatieprogramma myKMO is standaard beschikbaar in het Nederlands en het Frans. Uitgaande communicatie zoals facturen, offertes en emailteksten kunnen echter ook in het Engels of het Duits. Het is ook mogelijk om facturen in 2 talen op te stellen (vb. Nederlands/Frans in het Brusselse, of Nederlands/Engels voor ondernemingen die sterk internationaal actief zijn). Wettelijk gezien moet u een factuur verplicht opstellen in de taal van het rechtsgebied van uw onderneming - in Vlaanderen is dit dus in het Nederlands. Maar u bent uiteraard vrij om tweetalige facturen te versturen.